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檔案保密工作保障措施

來源: 2021年04月01日

摘要:檔案是國家信息資源的重要組成部分理應妥善管理但我國的檔案保密工作還存在一些缺陷國家政府和有關部門應加強檔案的保密管理解決檔案保密工作中的問題。

關鍵詞:檔案保密管理 ?現狀 ?缺陷??措施

一、 現狀與問題

現檔案工作與保密工作的有機結合 必須正視檔案保密管理的現狀堅持從實際出發有針對性地協調和處理好檔案和保密之間的關系問題。

(一)立卷歸檔和文檔保密的不相適應

在實際工作中傳統的立卷歸檔一般采取的是-四分法"其中就忽略了一個保密的要索以致于在技術操作上沒有把涉密文件資料和非密級文件資料區分出來兩種歸檔材料混合在一個案卷里面。

事實上我們翻閱以往的檔案就不難發現夾存有相當一部分涉密文件資料而且從案卷卷面看沒有依據保密要求標注出本卷中文件的最高密級不能十分醒目地體現涉密文檔的標志這就無形之中給檔案的提供和利用帶來一些麻煩形成檔案和保密的關系脫節盡管現代立卷歸檔新辦法實施以后采取單份文件資料作為一個案卷并標一個卷號這種方式雖有一定的優越性但是仍然沒有從根本上解決和處理好密與非密檔案資料的關系對此有關部門應當引起重視認真研究解決。

(二)檔案利用和文檔保密的相互銜接不緊

1991年9月國家檔案局國家保密局聯合印發了,各級國家在定密工作中該定密的沒定密就應視為泄密并追究有關人員的行政責任和法律責任,定密范圍過寬或隨意編高密級視為沒有認真履行崗位職責要對其進行批評教育。

我們知道.假做真時真亦假,如果全成了-秘密-也就沒-密-可言了另一方面要隨著時間的推移按照法定程序做好適時解密工作保密工作不僅要及時定密還得適時解密做到保放結合該保密的能保住該交流的還能交流使保密工作能積極為社會主義建設事業和企業的經濟建設服務。

(三)檔案人員的專業素質參差不齊

目前財政檔案人員業務水平的提高除工作實踐自學外培訓就成了主要途徑然而由于缺乏經費和組織制度保障檔案人員學習深造的機會較少財政檔案管理人員特別在基層參加當地檔案部門的檔案業務培訓少參加財政行業的檔案培訓也少這就阻礙了檔案人員獲得學習先進經驗先進技術手段的最實際的途徑。

二、完善檔案保密管理

(一)強化檔案保密意識

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感站在國家安全的高度切實重視和不斷強化檔案保密工作要駕馭檔案保密宣傳工作的力度通過對,檔案法yz保密法》相關知識的學習多漂道全方位地宣傳檔案保密工作強化保密法制觀念牢固樹立…保密工作無小事-的責任意識提高保密工作的自覺性和責任感自覺履行保守國家秘密的義務對涉密紙質檔率磁性介質的借閱保管銷毀等環節要嚴格遵守保密制度確保萬無一失把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終同時要認真貫徹"預防為主,的方針政策堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理要經常開展安全教育工作把檔案安全工作的重要性講清講明把活密的危害和后果講足講透讓安全意識真正深入人心。

(二)加強檔案庫房安全建設

檔案庫房的科學管理是做好檔案保密維護檔案安全的基本保障首先檔案庫房應配備防盜門鐵欄窗報警器電子監控設備等防盜設施并隨時做好各項設施設備的檢修維護工作其次檔案庫房應指定專人負責管理落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度無關人員一律禁止入內其三涉及國家秘密的檔案應單獨保管'要設帶鎖的移動密集檔案架帶密碼鎖的保險柜等從保管條件上確保檔案的安全其四應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命如對不易保管的磁盤光盤等存儲介質應配備專用的檔案消磁柜,'對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮增濕設備另外要堅持日常監督與重點檢查相結合不定期組織全面細致的安全檢查在認真清點核對檔案數目的同時及時發現和消除檔案庫房的安全隱患做到及時檢查及時清理'采取切實的有效措施堵塞危及檔案安全的漏洞。

(三)正確處理保密與保管利用開放之間的關系

提高檔案規范化建設的程度正確處理保密與開放的關系抓好開放中特別是開放前的規范性工作靜止地看待檔案的秘密性無視其秘密性的時限和范圍是不對的,但如果缺乏保密觀念對涉密檔案無視其秘密性無限地擴大開放利用范圍也是錯誤的因此在開放檔案為社會各界所利用的同時應當做好相應的保密工作一是做好檔案的庫查工作。

對這項工作可以分三步進行.一是初審檔案工作人員根據標準對開放期限內的檔案逐件進行庫查初步制定開放與控制使用范圍二是中審由具有較高水平和業務能力的同志重點審查初審中沒能制定開放與控制使用的部分檔案以確定其取舍三是終審由有關領導根據初審和中審的情況綜合分析審查最終決定和批準檔案的開放與否。

(四)做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級的其劃分等級是根據,保密法、規定劃分為-絕密,…機密,"秘密,三級但秘密不是一成不變的一旦秘密保管期限屆滿使失去了保密的價值為此向社會各界開放的檔案必須是到了一定時限的檔案要開放必須進行劃密解密把未解密的列入控制使用范圍同時對劃密檔案進行解密工作應當遵循保密法的有關規定解密要由原確定密級的機關單位或其上級機關進行三是做好檔案開放前的管理工作開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作即,提高開放檔案案卷的內在質量建立健全檔號編制檢索工具準備副本。

三、總結

總之新形勢下的保密工作必須通過健全的責任制度和嚴格的制度落實促使保密工作者在思想上防微杜漸工作上恪盡職守技術上精益求精從而全方位地做好保密工作。

作者:陳翔

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