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智慧檔案館建設思路研究

來源: 2021年04月23日

智慧檔案館概想

在智慧城市的建設過程中,檔案界的貢獻既包括智慧檔案館建設,又包括數字檔案館更加智慧化地為社會提供服務。智慧檔案館的建設核心就是促使數字檔案館更加智慧化,促使檔案館實體管理智慧化。

1、智慧檔案館與數字檔案館的關系

⑴二者關系

目前,檔案界許多學者在研究智慧檔案館建設的總體思路.尤其是在如何處理智慧檔案館與數字檔案館之間的關系方面,認為智慧檔案館是數字檔案館的升級,即通過在現有數字檔案館建設方案中加入館舍智能化和感知等技術,使之變為智慧檔案館。

通過研究,筆者認為,智慧檔案館與數字檔案館是并行存在的關系,但有相互支持與配合的交集,即智慧檔案館與數字檔案館相互獨立、各司其職,智慧檔案館為數字檔案館提供智慧化和感知等技術服務,數字檔案館為智慧檔案館提供基礎數據支持。

(2)智慧檔案館是數字檔案館升級版的觀點在實施中存在的矛盾

筆者認為,持“智慧檔案是數字檔案館升級版”的觀點在具體實施過程中可能存在以下三點矛盾:

一是與現有規劃、計劃沖突?!度珖鴻n案事業發展“十二五”規劃》明確提出“加快數宇檔案館及電子文件(檔案)備份中心建設,完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作,對電子檔案進行安全有效的管理”的目標。按照規劃,國家檔案局于2010年正式發布了《數字檔案館建設指南》,指導全國各級各類檔案館開展數字檔案館建設項目。國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權亦在全國檔案局長館長會議上對2014年全國檔案工作提出“進一步加快數字檔案館(室)建設步伐”的要求。從2010年至今,在國家檔案局的大力推動和各地檔案部門的傾力配合下,數字檔案館建設取得了大量卓有成效的研究和實踐成果。如果將數字檔案館直接升級為智慧檔案館,名稱及建設內容的變化將與國家和地區的現有要求不符,將可能導致現有政策的執行失去連貫性。項目審批部門亦可能因此產生對檔案部門在數字檔案館建設項目方面的負面看法,給各地智慧檔案館建設的立項造成不必要的麻煩。

二是與現有工作要求沖突。根據國家檔案局的相關要求,多省檔案部門正在立項或已開工建設數字檔案館。按照我國政府信息系統建設項目的審批要求,數字檔案館的立項至少要經過本級信息化工作主管部門,以及發展改革或財政部門的審批。在已經處于立項審批或是開工建設階段地區,更改立項方案,將數字檔案館升級為智慧檔案館幾無可能。在先計劃、再預算、后建設的工作原則下,應當盡量避免中途對工作計劃和立項方案作出大幅修改。因此,智慧檔案館是數字檔案館升級版的設想與實際的工作計劃存在沖突,反而不利于檔案部門建設智慧檔案館和數字檔案館。

三是核心價值之間的差異。目前,智慧城市的理念在社會中越來越熱,從名詞來看,很容易將智慧檔案館與智慧城市進行一定的聯系,會直接套用智慧城市的概念理解智慧檔案館。一般來說,智慧城市指的是智能傳感設備將城市公共設施物聯成網,物聯網與互聯冋系統完全對接融合,政府、企業在智慧基礎設施之上進行科技和業務的創新應用,城市的各個關鍵系統和參與者進行和諧高效的協作,核心是智慧基礎設施平臺的構建,為使用者提供更加智慧的技術使用環境。但這個需求內并不包含數字檔案館的核心價值。對于數字檔案館來說,其核心價值是檔案數字資源的安全、有效管理,以及知識的深度挖掘和管理。數字檔案館中管 理的資源和知識歸根結底還是檔案。檔 案是一種歷史記錄,是一種歷史建構的要 素,反映了人類社會歷史活動的記憶,并 非現實數據。而對于基礎參考數據的要求,恰恰需要的是社會現實活動中產生的數據。數字檔案館的核心價值與智慧城市的需求存在差異.并不是通過升級就可以成為智慧檔案館的?;谶@種理念,如果簡單將智慧檔在智慧城市運行支撐中案館理解為數字檔案館的升級版,會造 成對智慧檔案館核心價值理解的偏差。

(3)智慧檔案館與數字檔案館并行 存在筆者在研究過程中傾向于智慧檔案 館與數字檔案館并行存在、略有交叉的 觀點。在依照現有計劃開展數字檔案館 建設項目的過程中.充分研究智慧檔案館 的建設需求,以及數字檔案館對智慧檔 案館的服務需求。在智慧檔案館理論研 究成熟后,開始單獨立項建設。這種方 式,既不與國家現有要求沖突,也不影響 數字檔案館建設計劃的執行,智慧檔案館 和數字檔案館的不同建設側重也不易使 社會認知產生錯誤。

2、 一智慧檔案館與數字檔案館的邊界 和關聯分析智慧檔案館與數字檔案館的邊界和 關聯大致可以歸納為三點(1)智慧檔案館注重于檔案館實體管 理的智慧化,數字檔案館注重于對檔案 數字資源的管理和利用,以及對知識的 挖掘和管理。

(1)智慧檔案館可為數字檔案館提供 技術支撐,包括但不限于虛擬檔案庫房的 感知服務、大數據處理服務、檔案數字資 源利用環境的智慧化服務等。

(2)數字檔案館可為智慧檔案館提供 數據支持。數字檔案館通過提供檔案數 字資源保存信息和虛擬檔案庫房記錄的 檔案實體存放信息,幫助智慧檔案館綜合 運用各種智能化技術,更加智慧地服務于 檔案館實體管理和數字檔案館運行。

3、智慈檔案館的基本概念

基于上述理論,智慧檔案館是智慧城市的組成部分,其應用集成方法將系 統與建筑優化融合,通過對設施設備的 自動監控、對各類服務性資源的整合和 綜合管理,將各職能系統和資源有機地 結合,并提供給用戶使用,營造安全的檔 案保管環境、舒適的工作環境和良好的 利用環境。智慧檔案館對智慧城市建設和數字 檔案館建設具有積極的貢獻,不僅可實現 智慧城市運行檔案的自動收集,也可實現 數字檔案館面向公眾的利用服務更加智 慧化,最終達到數宇檔案館更智慧、智慧 檔案館更便捷的目標。

智慧檔案館的建設思路

智慧檔案館的建設思路主要包括與 四大核心技術的融合:與智能樓宇的融 合,為智慧檔案館提供建設標準,與物聯 網的融合,使智慧檔案館獲得基礎技術和 “聰明”技術:與云計算和大數據技術的 融合.為智慧檔案館提供更加廣泛的區域 覆蓋和服務能力,使智慧檔案館獲得更為 和諧的協同處理技術、以及與智慧城市 的鏈接技術。

1、智慧檔案館與智能樓宇的融合

與智能樓宇的融合是智慧檔案館-基 礎”技術的獲取途徑,即通過智能樓宇技 術使檔案館獲得自動化的總控能力。

智能樓宇,一般指的是通過樓宇自 控系統,采用先進的計算機控制技術、 管理軟件和節能系統程序,使建筑物 機電或建筑群內的設備有條不紊、綜合 協調、科學地運行,從而達到有效地保 證建筑物內有舒適的工作環境、實現節 能、節省維護管理工作量和運行費用的 目的。

智能樓宇的大部分關鍵技術都是智 慧檔案館建設所需要的。建設智慧檔案 館.首先要引入智能樓宇的建設標準。通 過智能樓宇技術為智慧檔案館提供最基 礎的自動化控制技術,使得智慧檔案館獲 取安全、高效、節能,且舒適的環境。

2、智慧檔案館與物聯網的融合

與物聯網的融合是智慧檔案館“聰 明”技術的獲取途徑,即通過物聯網技 術,使檔案館獲得更為全面和智能的自主 “思考”和“決定”的自我控制能力,感知 技術是其中的核心。

物聯網具有優秀的傳感器技術和嵌 入式系統技術,可以將傳感器自動獲取的 各類信息通過嵌入式系統技術傳送到樓 宇內的各類自動化系統中,并通過設定好 的規則,讓樓宇內的各類自動化系統根據 傳感器傳送的信息進行合理的調整和重 新配置,以使得整個樓宇始終處于一種標淮的、安全的、合適的環境之下。這一 過程是自動完成的,無需人工干預,所依 靠的只是傳感器獲取的數據和各類自動 化系統根據規則進行的自主活動。

如果在檔案館的墻體上和檔案柜外 表加裝溫濕度傳感器.應用物聯網技術. 傳感器獲取的庫房溫濕度會實時傳遞至 樓宇自動控制系統,樓宇自動控制系統 則會根據設定好的規則,精細化地分區 (某一庫房或某幾列檔案排架)調整空 調設備和加濕除濕設備.使得檔案在脫 離人工干預的情況下始終被保管在一個 最佳環境中。

因此,智慧檔案館與物聯網的融合. 可以讓智慧檔案館在具備智能樓宇自動 化控制能力的基礎上變得更為“聰明”, 就像一個超大型的智能機器人,具有人的 自主“思考”和“決定”能力,基本的環境 控制和安全控制都可以脫離人工干預,極 大地節約人力成本。智慧檔案館與物聯網 融合后,整棟樓宇的控制都是在預設好的 標準下進行自動操作的,自動控制較之人 工控制更加精細和準確,更有利于檔案的 保護和人的活動。

3、智慧檔案館與云計算.大數據技術的融合

與云計算和大數據技術的融合是智 慧檔案館??覆蓋”能力的獲取途徑.即通 過云計算技術,使一定區域內的各家檔案 館聯動,形成智慧檔案館群,互通有無, 資源共享。同時,通過大數據技術解決區 域聯動所造成的數據量快速膨脹問題. 使智慧檔案館群的實現變成可能。

單體檔案館建成智慧檔案館并非真 正意義的智慧檔案館,就如同智慧城市 建設,并不是某一個城市智慧了就算建設 完成,而是只有當各個智慧城市聯結成一 個智慧的整體,相互間和諧地共享各類 資源,最終實現智慧地球才是所要達到 的建設目標。智慧檔案館建設亦如此,在 一定區域范圍內實現智慧聯動和與智慧 城市的鏈接,并逐漸擴展區域,最終形成 龐大的智慧檔案館群。而區域范圍內的智 慧檔案館聯動,實現物聯網感知能力的互 聯,云計算是目前唯一有效的技術。通過 云計算技術,將多家智慧檔案館聯結,并 與智慧城市進行銜接,會提升整個城市檔 案工作的智慧化能力。智慧檔案館之間可 以相互協作,進行資源的合理再分配和 館舍的自動化綜合調控,對實體資源的保 護、利用服務的完善、工作環境的優化具 有重要的意義。

同時,系統的高度集成將會造成各類 數據總量的飛速膨脹。為了解決智慧檔案館 區域性聯動所必然產生的海量數據管理問 題,大數據技術的引入也是必須的選抵

智慧檔案館是檔案社會化服務達到 一定階段的必然產物,也是智慧城市建設 的必然要求。厘清智慧檔案館與數字檔案 館的關系,找準智慧檔案館的建設定位, 研究智慧檔案館的建設方案,是當前檔案 工作的重點之一。尤其是在智慧檔案館與 數字檔案館的關系明確方面,雖然綜合目 前各方面情況考慮,兩者相對獨立、相互 關聯的建設理念更為適合,但也不應急于 立項建設.總體建設架構、核心技術運用, 以及智慧檔案館與智慧城市的鏈接方案等 均是尚未解決的難題,需逐一攻關,水到 渠成。我國的智慧檔案館建設將會成為繼 數字檔案館建設之后的又一大亮點。

作者:陶水龍

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