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高效數字化檔案館建設過程中的人才戰略

來源: 2021年04月30日

摘要 高校數字化檔案館建設對檔案工作人員的知識和能力提出了新的要求,為此在實踐中應準確定位,促進高校數字化檔案館建設。

關鍵詞 高校檔案館數字化建設人才戰略

長期以來,高校檔案館工作一直強調以物為中心,即注重對檔案館工作客體——檔案的管理,忽視對檔案館工作的主體——檔案館工作人員自身的管理;注重檔案館物質條件的改善和技術手段的提高,而忽視了對工作人員自身觀念的轉變、能力的開發。陳舊的管理思想忽視了人的作用,而人的作用的被忽視,反過來又進一步加劇了檔案館管理手段、思維方式的落后。這種傳統模式所形成的怪圈長期困擾著高校檔案館工作的發展。在知識經濟飛速發展、檔案工作普遍面臨數字化變革的今天,這種落后的管理模式愈發暴露其滯后和掣肘的缺陷。為此,高校檔案工作必須順應時代的發展,轉變觀念,講求人才的優化配置,合理培養使用。

一、高校檔案館人員結構的現狀

由于種種原因,我國高校檔案館目前的人員素質結構普遍難以適應數字化建設的發展需要。據教育部所部屬院校年報統計,高校從事檔案工作者的年齡在50歲以上的占26%,35歲~50歲的占50%,35歲以下的占24%;從性別結構上看,男性占30%、女性占70%;從學歷結構上看,研究生以上占11%、大中專本科占83%、初高中及以下的占6%;接受檔案學專業教育情況,大中專本科以上的占18%,接受在職培訓教育的占35%,其他為47%。由此可以看出,盡管目前高校檔案館人員學歷結構已基本實現了大中專以上層次,但接受過檔案學專業正規教育的人員所占比例極為有限,47%的檔案館工作人員從未接受過檔案專業的培訓教育,且目前人員隊伍總體年齡結構偏大,距離實現數字化檔案館建設所要求的人員隊伍的專業化、專家化、多元化、年輕化標準還有相當大的差距。過去,當提到高校檔案館人才結構特點的時候,很多人的第一印象都認為高校檔案館是“清水衙門”,難以吸引人才。而近年來就業市場供需情況發生了顯著的變化:由于大多數高校地處省會發達城市,且受社會大環境的影響,選擇高校就業無論是社會地位,還是經濟待遇都較為穩定,因此,在今后相當長一段時間內,高校檔案館選留應屆畢業生的空問和余地都較之以往發生了改觀。高校檔案館所面臨的問題不是招聘難,而是如何選拔到合適的人才,如何合理配置、使用人才,如何培養人才,為人才的成長創造條件。所有這些問題的解決都必須建立在人才戰略的合理定位上。

二、高校數字化檔案館建設對人才知識和能力的要求

知識經濟時代對人才的基本要求是知識和能力。高校檔

案館數字化建設的本質也是逐步實現檔案保管由實體型向信

息開發型轉變;工作重心由物質控制向智能控制轉變;工作方

式由被動服務型向主動參與型轉變;思想觀念由封閉保守型

向開放交流型轉變。數字化檔案館建設對人才知識結構和能

力的要求包括以下方面:

1.技術性的知識及能力。檔案館數字化建設的基本目標是以高科技為依托,通過開發功能集成的辦公OA自動化系統,實現從文件形成、簽批、執行到歸檔保存提供利用的一體化管理。電子文件管理技術方案的摸索和確立必然地要求高校檔案工作人員具備相應技術性的知識和能力,要求他們既要懂得計算機的原理與操作,又要了解元數據(metadata)、背景信息(context)等電子文檔的一般規則;既要通曉電子文件在組織機構內部流轉的全過程,又要不斷掌握這一領域技術發展的脈絡和趨勢。

2.全程化參與的能力。電子環境下文件工作和檔案工作的界限逐漸模糊和淡化,二者已經有機地融為一體。在文件產生、流轉、執行的過程中,就必須開始著手收集與管理,否則大量數據資料就很有可能由于人為的或技術的原因丟失。目前,國內很多高校都開始建設或已基本建成校園辦公OA系統,而在辦公文件流轉過程中,電子文件從形成、修訂、簽發、執行到歸檔、編研、利用的各個步驟都環環相扣,很難分清彼此的界限。如果檔案工作人員在OA系統的設計、實施、監督和調試過程中不能有效參與進去,實施前端控制,勢必導致辦公OA系統最終無法實現對文件的長期有效保管,使自動化失去基本的目標和宗旨。高校檔案館工作人員要想主動參與到電子文檔一體化的實施過程中,不僅要求他們具備實施前端控制的觀念和意識,

更要他們具備全程化參與各環節工作的知識和能力。要求檔案工作人員必須熟悉從計算機網絡系統環境控制、電子文件形成到文件歸檔、編研、提供利用等一系列環節的工作,在每一步驟都能一顯身手,以一當十。應當看到,數字化檔案館建設的過程不再是一個勞動密集型的過程,當數字化檔案館建設達到一定階段后,對人員數量的要求將會相對減少,而對人員的要求將會不斷提高。這種少而精的人才發展趨勢的基本立足點就是要實現對電子文件前端控制和全程化管理。

3.學習與溝通的能力。檔案館數字化建設過程中對人才知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發展,因而,要求檔案館工作人員必須具備不斷學習的能力,高校檔案館自身必須不斷摸索建立學習型的組織管理模式。不僅要針對目前隊伍普遍缺乏專業系統學習的特點開展崗位培訓,更需要加強對專業以外的相關學科知識(如信息安全與法律知識、計算機網絡系統知識、檔案文博一體化知識等)進行學習和培訓,促使檔案工作人員不斷開闊眼界,轉變思路,提高水平以應對信息技術的不斷更新與發展。從溝通的能力角度來看,目前高校檔案館工作人員普遍缺乏一種溝通、交流和對外宣傳的意識和能力。長期以來,高校檔案館的服務對象一直被限定在為學校教學、科研、管理提供服務的定位上,這種忽視檔案館社會信息文化屬性的思想觀念,使得我們的工作模式基本處于被動管理型而不是服務導向型。青島、上海等地的地方檔案館提出了將檔案館建設成為文化休閑場所的服務定位,這種創新的思維使檔案館既找到了搞活自身管理和經營的道路,又順應了檔案館數字化發

展的潮流,實現了由被動管理型向服務導向型工作模式的轉變。而要想實現檔案館工作模式的轉變,實現檔案館數字化建設的根本目標,首先需要檔案館工作人員具備敏銳的市場眼光、積極的營銷思路和公共關系溝通能力,實現宣傳自己,互動交流的目的。檔案館工作人員必須關注和了解學校發展、社會發展的最新潮流和動向,主動開發新的信息服務項目,從而爭取到學校內部及社會外部對檔案館工作的更大支持。

三、高校檔案管理人才在實踐中的定位

(一)人力資源管理機制建設的定位

在人力資源的開發與管理上,企業始終走在了最前列。企業人力資源管理的成功經驗和做法完全可以在行政事業單位中借鑒使用,而高校要想在借鑒過程中找到符合自身特點的人才管理方法,必須首先確立正確的人才戰略定位,圍繞數字化檔案館建設的總目標,確定人力資源管理的各項具體辦法。

在人才的選拔環節中,高校檔案館應注重對人才相關知識和能力的考察、培養。不僅要選留檔案學專業的畢業生,更要從計算機科學與技術、公共事業管理、電子信息工程、市場營銷等相關專業選拔人才,注重人才的多元化,注重對人才是否具備學習能力、溝通能力、團隊合作、主動參與等綜合能力的考察。

在人才的培養環節中,高校檔案館應掌握人才成長的規律和特點,因人而異地從多學科、多門類的角度開闊每一個人的眼界、思維,創造一個學習型組織的良好氛圍。選拔與培養并重,注重對現有檔案館人員隊伍的培養。隨著近年來就業壓力的不斷增大,人才的擇業觀念也發生了變化。很多人可能出于大城市戶口、經濟來源穩定等角度考慮,愿意到高校檔案部門工作,然而一旦有更好的機會,可能很多人也會選擇跳槽。我們沒有必要用制裁的措施硬性留人,相反,應該創造一個人才流動的良性機制。首先為每個人處理好個人的長遠發展,然后才有可能使他們安心本職工作。從這個意義上講,高校檔案館只有處理好“流動”的問題,才能解決可持續發展的問題。這就要求高校檔案部門應努力發掘自身的積極因素,使之成為高校檔案館實施人才成長的激勵機制——新時期的人才發展觀。

(二)管理觀念、團隊文化建設的定位

任何一個組織除了各種管理規章制度之外,都或多或少地存在一些看不見的約束、規范人們行為的模式,這便是組織的文化。我們以往工作中強調“用管理留人”、“用感情留人”實際上就是要創造一種合理的檔案館“文化”氛圍。為此,檔案館在平時管理工作中一定要保證民主化、科學化,保證信息的有效溝通。作為管理者不能依靠信息的壟斷來樹立權威,而要通過不斷的、及時的溝通保證信息傳達到每一個人,從而減少管理的成本。在制訂檔案館工作計劃過程中,要把長遠目標和近

期目標密切結合,保證計劃的合理性和可執行性。在對待檔案工作人員的發展問題上,注重把個人發展與檔案館數字化建設的發展結合起來,創造一種愉快、和諧的工作氣氛。

(三)人與物的關系定位

高校檔案館數字化建設過程中,人是最關鍵的因素,但強調“人”不等于忽視“物”的支持。人員落實、組織保障、資金到位是高校檔案館開展日常工作,實現數字化建設目標的基礎,而在解決好人與物的關系問題上,我們應該辯證地把握好原則和尺度。斯大林曾經說過,政治路線確定之后干部是決定的因素,而在具體解決“人”與“物”的關系問題上,毛澤東指出,決定戰爭勝負的是人而不是物;同時,“雖然決定戰爭的是人而不是物,但是掌握了先進武器的人可以縮短戰爭的進程?!边@兩句話辯證地表明了人才、技術與物質資源的辯證關系。由于種種原因,很多高校的檔案館在自身發展過程中普遍面臨資金不足、館舍面積不夠、技術設備落后的問題,建設數字化檔案館必須在技術上、設備上實現更新換代,從而更對充足的場地、資金支持提出了迫切的要求。沒有良好的物質環境基礎既無法開展工作,又難以吸引人才;而沒有懂技術、會管理的人才,再精良的設備也難以發揮實際效用。

作者:?樊釘 呂小明

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