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建立文書檔案數字化管理模式的必要性

來源: 2021年04月21日

摘要:為了能夠有效地對文書檔案進行管理,本文深入地剖析了數字化管理模式在其中的應用,分析了建立文書檔案數字化管理模式的必要性,總結了目前文書檔案數字化管理所面臨的問題,并提出了完善文書檔棠數字化管理的對策和建議。

關鍵詞:文書檔案;數字化;管理模式

引言

隨著經濟的不斷發展,文書檔案的管理模式也在不斷更新。整理和收集文書檔案的電子文件,不斷推行電子化管理方法,是目前文書檔案管理需要解決的主要問題。文書檔案的數字化管理模式主要是應用不斷發展的數字化技術,比如,數字壓縮、文件掃描、影音文件以及視頻文件等,通過文字識別技術獲得圖片文件,并且利用先進的存儲管理手段將圖片儲存于數據庫中,有利于對文書檔案的

及時檢索,同時憑借網絡技術實現文書檔案的數字化管理?;跀底只芾砟J降奈臅鴻n案管理模式可以實現網絡共享和文書檔案的遠程傳遞,可以建立起及時、快速、精確、全面的數字化檔案管理系統,從而能夠實現文書檔案的智能檢索,最終能夠提高文書檔案的利用率。

1、建立文書檔案數字化管理模式的必要性

1.1文書檔案數字化管理是信息交流的基本要求目前經濟正在飛速發展,文書檔案的使用需求不斷增加,在各部門之間進行文書檔案的交流日益頻繁,因此,人們需要一種更加便捷、有效的途徑獲得各類所需要的文書檔案,需要文書檔案管理部門能夠建立一種有效的文書檔案數字化管理模式。從而實現部門之間文書檔案的信息共享。目前,數字化技術水平飛速發展,并且在很多領域得到了廣泛的應用,所以,文書檔案的數字化管理是文書檔案信息資源管理的關鍵。

1.2文書檔案的數字化管理是檔案管理現代化的主要模式隨著信息技術的不斷深入,文書檔案的管理應該緊跟時代前進腳步,不斷地進行文書檔案的信息化管理模式的創新,極大地提高文書檔案的管理效率,轉變傳統的文書檔案管理的模式,因此,文書檔案的管理模式應該順應時代的發展方向,充分地發揮出文書檔案信息資源管理的功能。數字化管理模式是文書檔案現代化管理的關鍵方法,是文書檔案管理和信息技術、網絡技術、多媒體技術等現代化數字技術相結合的產物,在文書檔案管理應該得到全面的推廣,這樣才能真正地促進文書檔案信息管理的創新發展,能夠有效地滿足各部門對文書檔案的實際需要。

2、文書檔案數字化管理所面臨的問題

文書檔案的數字化管理模式是提高檔案現代化管理水平的主要方式,文書檔案數字化管理的模式中,檔案管理機構在進行文書檔案管理的過程中投入了大量的人力、物力,并且對文書檔案進行了非常煩瑣的數字化加工處理。數字化加工需要將文書檔案通過圖片掃描的方式轉換為電子文檔,并且將電子文檔錄入到數據庫中的某個路徑下,文書檔案的需求者可以通過相應的路徑檢索到自己所需要的檔案信息。然而文書檔案管理機構在對文書檔案進行數字化管理的過程中沒有關注文書檔案數字化信息的元數據,缺乏對文書檔案數字化信息的管理,因此,文書檔案數字化管

理面臨著許多問題需要進一步地解決。

2.1文書檔案的形式多樣,整理和儲存困難目前,各部門的文書檔案內容比較繁多,形式也多種多樣,假如還利用傳統的檔案管理方法對其進行分門別類地管理,流程會非常復雜,而且管理效果也不夠好,同時一些檔案管理工作人員需要花費較多的時間對眾多的文書檔案進行管理,文書檔案管理的水平無法達到要求。傳統的文書檔案管理模式存在著比較大的缺陷,由于文書檔案的數量較多而占用較大的空間,如果文書檔案的儲存環境不佳,可能會導致文書檔案的損壞,因此在數字化管理方法上還沒有得到進一步的發展。

2.2文書檔案的數宇化管理所需要的軟件技術發展迅速文書檔案數字化管理的基礎保障是文書檔案管理的配套設施、管理軟件以及操作系統,這些因素是文書檔案能夠進行靈活錄入和檢索的前提。

目前,信息技術不斷發展,計算機的升級速度驚人,因此,經常出現文書檔案的管理軟件和計算機硬件之間不兼容的現象,經常產生無法讀取文書檔案信息的情況,一些情況下,新的軟件無法使用,因此,這一方面給文書檔案管理提出了新的挑戰。

2.3文檔信息的安全性不穩定在信息化發展的今天。盡管文書檔案信息管理具有很好的便利性,但是它的信息安全性還具有很多的問題。在網絡環境下,導致文檔信息保密性差和安全性低的原因有:首先是文書檔案信息管理人對文書檔案造成的安全隱患。這是因為管理人員的自身素質較低,沒有較強的安全防范意識和保密意識,尤其是在對某些得向公眾發布的信息沒有進行嚴格的審查和管理,加之操作人員沒有具備相關的計算機安全和網絡安全的知識因而對信息的管理操作沒有按照規范的程序進行,沒有備份好相關的數據資料等。另外,這是因為在現代網絡技術、計算機病毒盛行,或者某些黑客們對信息管理系統的蓄意攻擊導致文件沒有安全的信息保證。這些都使得讓現代文獻信息的收集管理受到威脅和挑戰。

2.4文檔信息管理人員素質亟帶提高在傳統的文件管理對工作人員的要求不是很高,只要懂得專業的文件管理技術就可以擔任起文件的管理。但隨著現代科學技術和文檔的信息數宇化管理技術的發展,需要文檔的信息管理人員與時俱進增強個人的的素質。在具備有一些專業的文檔管理知識基礎之上,掌握網絡信息技術才能夠操作某些特殊的系統軟件。

3完善文書檔案數字化管理模式的對策

按照當前文檔管理模式和運作特點,數字平臺搭建工作的重中之重是找到管理模式的穩定過渡和文書檔案管理工作獲得突破。也就是說要在數字化平臺搭建的概念設計期內系統的把所有的工作做出整理。這樣一來不僅可以確保文件檔案在實體到數字的裝換時,信息完整無缺,數據準確,而且還可以控制把轉換之中所需要的時間的多少和管理人員的工作成本的高低。因而在比較之下具備更高的收益比。

文檔管理的整個工作流程的數字化再造工作應該依據數字化工作模塊的定義和完整系統的數據:首先應該注重掌握文書檔案辦公室文檔管理部門的管理服務工作,而且要貼近單位科學管理的工作重心:二是掌握文檔管理工作的個性差異,貼近的個性文檔的相關特點。

在對文書檔案管理數字化平臺的工作模塊定義時既要保證檔案的保存,又要有效地提高使用的便捷與廣域的共享,以促進文書檔案開發使用。因此在完成對文書檔案同一信息整合后,要將文書檔案管理平臺劃分為三個工作模塊:基礎數據、文書檔案數據、實體存儲。

①基礎數據工作模塊。在年度計劃、年終總結、政策文件、重要報告、統計決策文件等多層次的文書檔案單位構成要素,而這種多層次的文書組成,一定會要求在有關文書檔案建立中反映立足點和需求點的差異。而目前的文書檔案管理除了對相關文件基礎數據的記錄外,忽視了因文件類型不同而存在著的文書檔案的個性化需要。面對這種”管理粗放、千篇一律“的缺陷,應該重新調整文書檔案中的基本信息,除了反映共性特點以外,還應該突出不同的文件類型的差異化特點。所以,基礎數據工作模塊內部細分為計劃基本信息、總結基本信息、報告基本信息、統計決算數據等信息收集項,并且利用樹形建模的手段進行差異化信息紀錄。

②文書檔案數據模塊。一直以來,對文書檔案認識的滯后性導致文書檔案管理工作狀態總是處于半封閉。這種半封閉狀態導致文書檔案需要的相關文書檔案信息的收集面過于狹窄。如果信息收集面僅限于單一來源,檔案信息的時效性、完整性與準確性就受到局限,阻礙文書檔案管理的有效利用與持續開發。因此,需引入文書檔案數據模塊對文書檔案數據進行擴展。文書檔案數據模塊體現文書檔案的個體差異性、崗位側重性,為今后對文書的信息分析提供有效的原始信息。該模塊內部主要包括年度計劃、年度總結、政策文件等信息收集項。

③實體存儲模塊。實體存儲模塊是指文書檔案中傳統的紙質歸檔文件或資料,比如,會議的記錄資料、各類機關部分發放的政策文件、單位的計劃、年終的總結、決算統計報告等具有歸檔必要性、作為數據模塊實物證明的規范性文件,由專門設置的檔案管理工作部門負責管理工作。從表面上來看,和傳統的文書檔案管理沒有較大的區別,然而在實質上是根據傳統文書檔案在檢索、保管分類中所存在的缺陷,結合數據模塊的劃分,采取的有效措施。為了能夠彌補傳統文書檔案管理的缺陷,在數字化平臺建設過程中,實體存儲模塊的存放標準單位為單一的文書檔案文件。通過各類文書檔案的基本信息模塊、文書檔案管理模塊的數據,可以比較方便地查詢、閱讀出所需要的文書檔案內容,按照有關內容就可以迅速地調出相應的、包含完整數據信息、及時更新的文書檔案。

4、文書檔案管理數字化平臺建設的網絡化

文書檔案數字化工作模塊建設的完成,只是針對文書檔案管理工作的內部環節解決了問題。提升部門之間的信息共享度,也是文書檔案管理數字化建設的一個現實問題。

文書檔案的調閱、使用重在工作完成的效率。也就是在比較短的時間內達到文書檔案使用的各種要求,文書檔案管理部門與其他文書檔案的使用部門在信息溝通上的工作效率和快慢屬于評估文書檔案管理工作提升的一個指標。因此,不僅要完成文書檔案工作數字化平臺的內部搭建,也應該構建一個網絡信息化共享系統,執行網絡遠程檢索、傳遞。實現文書檔案管理與電子校務系統的無縫連接。

作者:查榮

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