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數字化檔案館建設與紙盒子檔案保護

來源: 2021年05月07日

數字化檔案館的建設對企業檔案館產 生了深遠的影響。在為檔案管理工作提供更 廣闊的平臺和視野的同時也對檔案工作和 檔案工作者提出了更高的要求。促使檔案館 在管理內容、管理模式、人員技能要求等方 面作出調整,以擔負更多任務。

一、數字化檔案館建設途經

構建適合企業環境下的數字化檔案館, 必須制定數字化工作規章制度并建立符合 數字化特點的檔案工作流程。首先,要根據 國家規定制定的相關標準和制度,保障數字 檔案館建設、安全有序地開展。其次,在檔案 收集環節,建立數字化文件檔案一體化管理 歸檔收集模式,在產生電子文件相關人員閱 辦后文書處理人員網上立卷歸檔,將公文處 理與檔案管理相結合。再次,在管理環節,建 立數字檔案設備與信息安全管理體系,注意 邏輯與物理存儲管理問題,建立數字檔案對 設備的依賴,防止信息丟失或被非法更改, 保證數字檔案的可讀性和利用性。有了數字 化的信息資源還不夠,還必須建立與之匹配 的檔案信息數據庫。檔案信息數據庫是一個 系統的數字信息集合,當前企業建設檔案信 息數據庫主要有以下兩種途徑:一方面來源 于現有的館藏檔案,另一方面通過對電子文 件的收集。通過辦公自動化應用系統進行歸 檔、整理轉化為數字化檔案,建立相應的數 字化檔案數據庫。 檔案目錄檢索庫是企業館藏檔案數字 化基礎工作的重中之重。數字化的館藏檔 案,不僅應該是經過系統化整理的,而且要 建立與全文數字化信息鏈接、檢索的檔案目 錄數據庫。因此必須處理好館藏檔案實體整 理中的遺留問題,做好案卷標題的著錄規范 工作。所以,在檔案數字化之前,應對不符合 數字化要求的案卷進行重新處理;對標題不 全缺少要素的,因按要求修改出新;對卷內 文件進行逐頁流水編號,固定文件順序;鑒 別重復文件,給出不予掃描的標示,將破損 的檔案進行修裱??梢哉f,掃描前處理是數 字化前不可缺少的一項重要工作。

二、數字化檔案館資源建設

由于不同類型的信息資源具有不同的 特點,因此在創建、組織、保存、檢索、傳播利 用的方式有所不同,這就要求數字化檔案館在資源建設過程中對各種類型數字資源選 擇合適的方式進行管理。首先應規劃資源數 字化的范圍,即哪些資源需要數字化、數字 化的程度如何等。在這一過程中應考慮到企 業自身的特色,對重要資源及使用率比較高 的資源進行優先投入、重點建設,使數字化 檔案館信息資源盡可能的系統、完整。數字 檔案館的信息組織應盡量滿足以下幾個條 件:

(1)能對各類檔案信息進行定義、標記、 描述、識別等;(2)能對各類檔案信息進行 多角度的加工,如檢索、傳遞、鏈接、合并、 重組等;(3)能按不同的要求,對檔案信息 內容進行組織。數字檔案館的信息資源應 考慮到企業檔案信息資源的收集、描述、檢 索利用等整個過程,充分利用網絡技術和 信息技術,從用戶角度出發,在符合通用元 數據標準的基礎上,制定符合本企業標準 的原數據應用方案,功能全面的檔案信息 管理系統,進而為用戶提供個性化、知識化 的檔案服務。

三、數字化后紙質檔案的保護

檔案數字化的途徑主要是對紙質檔案 的掃描加工和電子文件的收集。所以,數字 化后紙質檔案在人庫前檢查是必須做的一 項重要工作。 首先是對檔案有害微生物的防治,有害 微生物對檔案的危害主要表現在:

(1)?檔案 制成材料被破壞;(2)檔案材料表面形成污 損性霉菌;(3)檔案材料的酸度和溫濕度增 加;(4)有些霉菌可以產生有害毒素。對檔案 有害微生物的預防就是使有害微生物不能 與檔案材料接觸,并創造一個使有害微生物 難以生存的環境條件所采取的措施:(1)環 境綜合預防;(2)調節和控制檔案庫房的溫 濕度;(3)使用安全有效的防霉劑。其次,對檔案的消毒滅菌。檔案保管過程,一旦由于 庫房條件、檔案搬遷、拆卷、掃描加工等發生了不利條件的變化,造成微生物大量生長、 繁殖并侵染檔案,必須及時將檔案隔離,調 節庫房溫濕度條件,同時要采取消毒滅菌措 施,以阻止受侵染的檔案進一步惡化。檔案 滅菌方法主要有物理滅菌和化學滅菌兩種。

(1)物理滅菌法是指通過溫度、射線、聲波、 滲透壓等物理因素,使菌體脫水或某一化學 成分改變,破壞菌體的新陳代謝,導致細菌死亡的一種方法。主要包括:微波滅菌和冰 凍真空干燥滅菌。(2)化學熏蒸滅菌法就是 在一個密閉的環境中,利用熏蒸藥劑所散發 出來的有毒氣體使細菌致死而達到的滅菌 目的。由于這種方法簡便易行,氣體穿透性 強,滅菌迅速、徹底而且處理量大,所以最適 合用于檔案滅菌。 數字化后紙質檔案的封存技術主要有 以下幾種方法:(1)冷凍/冷藏技術。冷凍 是指使用制冷設備降低紙質檔案的溫度至 攝氏零度以下。冷藏是指將冷凍至攝氏零 度以下的紙質檔案,存儲在冷藏庫中低溫 保存。冷凍/冷藏紙質檔案,可以抑制霉菌 生長繁殖、防蟲、殺蟲、防光,降低破壞紙質 檔案的化學反應的速度,延長紙質檔案的 壽命。(2)真空包裝技術。真空包裝是指將 紙質檔案裝入真空包裝袋內,抽至一定真 空度后密封保存。真空包裝的紙質檔案,可 以防塵、防水、防潮、防霉、防蟲、防有害氣 體,但不防鼠、不防火、不防厭氧菌。將密封 紙質檔案的真空包裝袋,裝入內部光滑且 襯紙的金屬檔案裝具內,不僅可以防止劃 破真空包裝漏氣,還可以防光、防鼠。(3)真 空冷凍,冷藏技術。指冷凍/冷藏真空密封 在VPF或PET塑料袋內的紙質檔案。真空 冷凍,冷藏技術兼有冷凍/冷藏技術和真 空包裝技術的優點,同時可以避免冷凍/ 冷藏紙質檔案在庫內結霜和出庫時結露。 (4)充氮包裝技術。充氮包裝是指先將數字 化后紙質檔案重新裝入卷盒,再裝入PET 和PvF塑料袋內,用真空包裝機將包裝袋 內空氣抽出,達到一定真空度,然后再充入 高純度的氮氣至常壓,并立即熱封口。充氮 包裝袋內含氧量可以低于真空包裝,但包 裝袋因充人氮氣而膨脹,體積增大,需占據 規定儲存空間,且容易刮漏。不適用于真空 包裝封存的靜電復印字跡或激光打印字跡 紙質檔案,可以改用充氮包裝,以防塵、防 水、防潮、防霉、防蟲、防有害氣體。 檔案數字化工作既是一項檔案信息化 建設工程,又是一項涉及檔案實體與檔案信 息安全的工程。一定要高起點地做好檔案數 字化工作,選擇最佳的檔案數字化途徑,從技術和管理等方面建立一系列安全標準措 施,以確保檔案信息的安全與完整。

作者:?付榮娟

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