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人事檔案數字化管理方向之思考

來源: 2021年04月20日

摘要:文章認為,人事檔案要更好地適應新形勢、新要求,發揮檔案的作用,跟上時代的步伐,就要建立一個系統、建設一支隊伍,不斷創新管理方式和水平,利用人事檔案數字化管理系統,提供及時、準確、高效的信息依據,促進檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞:人事檔案;數字化;管理

隨著計算機技術的快速發展,高質量的人事檔案數據庫的應用和完善使傳統的以實體保管為核心的檔案工作逐漸向信息記錄、信用憑證功能轉變,通過為人事決策提供必要的數據,可以及時迅速地分析信息,提出更完善的建議,充分發揮人才資源的基礎性作用,從而促進人事管理工作統一和持續的發展。

1 人事檔案數字化管理的重要性

人事檔案準確、完整地記載了一個人的經歷、能力和品德等信息,是人才信息的重要載體。在日常的人事檔案管理工作中,由于大量的人事信息基本上都是通過手工管理形成的,在檔案的建立、整理、轉遞過程中難免出現疏漏,特別是在檢索查詢方面已不適應現代快捷的工作要求。隨著市場經濟的發展和人才流動的加快,對人才的評價體系是多角度、立體化的,傳統的人事檔案管理方式已不能準確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質、特長及德能勤績廉等方面的綜合信息。只有實現人事檔案數字化,方可以實現網上的即時查詢,避免人事檔案在查閱、轉遞過程中出現丟失,同時可以更好地提供人員管理過程中全方位的信息,準確地對這些信息資料進行綜合分析,在較短時間內為領導和部門提供翔實的人事信息。

2人事檔案數字化的作用

2.1創新承栽方式

傳統的人事檔案管理從收集、整理、歸檔到最后的利用,工作周期長,檢索查詢慢,也缺乏對整體檔案數據的系統化分析。實行數字化檔案后,就可以通過查閱電子檔案的方法,既簡便、高效、快速、準確地查找出所需檔案,同時又減少了對紙質檔案的磨損,提高了紙質檔案的使用壽命。由于數字化檔案的建立對所錄入的全部人事檔案具有集合、分類、分析等功能,更能夠在人事制度改革、人員選拔、工資套改、職稱評定等方面發揮重要作用。

2.2創新管理手段

通過運用人事檔案管理軟件,建立數字化檔案管理系統、采集系統和查詢平臺,實現數字存儲、數字查閱、數字管理。對收集歸檔的人事檔案做到即時整理、即時錄入,使得人事檔案變得系統可據、及時快捷和重信息內容,真正提高了檔案利用的效率和質量,提升了檔案管理的科學化水平。

2.3創新決策水平

科學管理的核心是決策,迅速、合理而科學的決策離不開事實前提和決策環境。人事檔案的數字化可以任意整序、分類、排列、檢索,實現檔案全文自動檢索,為人事決策提供必要的數據,從而使人事部門的工作人員能夠迅速利用并通過分析信息來提出更完善的建議和計劃。

2.4 創新激勵意識

隨著人事管理轉變為人力資源的組織管理與開發,人事檔案也逐漸從隔離狀態和封閉管理模式轉變為對人才信息的開發和利用,而這些轉變是在人事檔案實現數字化的基礎之上,在激勵人才和人力資源的組織管理與開發中發揮作用。

3 人事檔案數字化管理應注意的幾個問題

國家檔案局提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,建立方便人民群眾的檔案利用體系,建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”,這“三個體系”為人事檔案數字化在管理上指明了方向。

3.1處理好保密的問題

網絡安全一直是人們關注的重點,而人事檔案數字化也涉及安全因素。需要指出的是,人事檔案數字化并不是指要將所有的人事檔案都要數字化,哪些人事檔案可以數字化,哪些人事檔案還要采取傳統的保存方式,就要進行認真的分類上傳、分類保存。一些的人事檔案仍要采取傳統的保存方式進行管理,非的人事檔案則可以做到數字化,這就需要人事檔案管理實行數字化管理與傳統管理方式相結合的辦法。

3.2 處理好保管的問題

要建立于部人事檔案備份數據庫,對數字化檔案信息定期下載,防止數據丟失等現象的發生;設立數字化檔案管理安全屏障,實現專網專用、封閉運行,不與互聯網、內部網絡并機運行,科學設置訪問權限、身份識別、密碼登錄等,確保系統安全、規范運行。

3.3 處理好檔案內容錄入的問題

人事檔案數字化可以使檔案內容更加豐富和立體,不僅只有姓名、性別、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、本人經歷等簡單信息,更加包含經常性的工作實績以及專業技術等方面的考查和記載,形成動態化的人事檔案錄入體系,更加突現“內容為王”。

3.4 處理好檔案的利用問題

拓展人事檔案數字化服務功能,讓人事檔案“動”起來,實現人事檔案資源利用效益最大化。要堅持“利用第一,服務至上”的原則,可以按照不同的工作職能,授予不同的使用和查詢權限,把握提供利用范圍,不斷提高人事檔案的利用效率。

4、建設一支高素質的人事檔案數字化隊伍

實現人事檔案數字化,首先要建立復合型多層次的專業隊伍,人事檔案管理人員必須要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀,要具備較高的政治素質和良好的職業道德,具有較高的知識層次和先進的技術水平。檔案管理是一個動態過程,人事檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作,要善于運用現代化的技術手段,不失時機地提供有價值的檔案信息,做到“去粗取精,去偽存真”,使得人事檔案信息具有系統性、真實性、有價值性。人事檔案管理人員更應強化服務觀念和業務能力,不斷開拓創新,善于從工作中發現問題、分析問題、解決問題,提高實際操作水平和管理水平,不斷地更新知識與觀念,以適應檔案工作現代化的需要,跟上現代檔案事業發展的步伐。

4.1 不斷探索人事檔案數字化檢索方式,做到“腦勤”

人事檔案工作要積極研究,充分發揮數字化的功能,對人員的詳細材料,如年齡、學歷、專業、職稱、職務、工作簡歷、技能情況;對人員的工作績效資料,包括評估級別、工資和福利、工作性質和工作崗位;對人員的培訓、獎懲、工作評估等都可以分門別類,編制成不同的檢索工具,通過電子表格的使用來調配這些數據,為人力資源決策工作提供關鍵支持。

4.2要多深入基層,了解人員工作動態,認真收集整理,做到“腿勤”

人事檔案的質量是檔案的生命,只有確保檔案的質量,才能更好地發揮人事檔案提供和利用的價值。作為一名人事檔案工作者,要堅持經常性對人事檔案進行檢查,對檔案中缺少的材料進行登記,采取發人事檔案所缺材料催交單與電話催辦相結合的辦法。為了使檔案材料收集齊全,人事檔案工作者也應多深入到工作一線去,解決材料收集難的問題,確保人事檔案的完整性和全面性。

4.3 嚴審細甄,規范整理,做到“眼勤”

要讓人事檔案成為一面真實的“鏡子”,就要對收集上來的人事檔案材料嚴格審核,把好“人口關”,確保收集歸檔的材料真實完整、手續完備。對有問題的檔案材料,要加以認真甄別篩選,采取實際調查、查閱資料等方式,確保檔案材料的真實性。

5 結束語

當今的時代是信息高速發展的時代,舊的檔案管理模式已經不能適應現實的發展需求,要借助先進科技的新成果、新技術實現人事檔案數字化,對檔案資料進行綜合性開發和有效的管理,不僅可以提高工作質量和效率,更可以激活檔案信息,提高檔案的使用價值,進而實現人事檔案從保管服務型到主動服務型的轉變。

作者:陳欣

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