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對高校較慶檔案整理的思考

來源: 2021年04月27日

近年來,高校校慶活動頻頻出現,在校 慶活動中形成了眾多對于高校發展具有重 要意義的檔案材料。如何對這種檔案材料 進行整理,從而發揮其應有的作用成為了 一個比較現實的問題。通過所在學校校慶 檔案的整理活動.筆者擬對高校校慶檔案 的整理談一些個人的淺見,與業界同仁就 此問題進行經驗交流,以便做好高校校慶 檔案的整理,促使其檔案作用的最大化。

一、高校校慶檔案的定義和特點 高校校慶檔案是在高校校慶活動中直 接形成的,能夠作為歷史記錄保存起來以 備日后查考的文字、圖表、聲像、實物及其 他各種形式和載體的材料。高校校慶檔案 是高校校慶活動的真實記錄,對于高校開 展周年慶典活動具有重要的借鑒意義。高 校校慶檔案反映了高校的發展過程和辦學 成就,是高校的一筆重要的精神財富IlI,對 于高校的發展和建設有著重要利用價值; 高校校慶活動周期較長.涉及的部門 較多,活動形式也多樣化121,從而使得校慶 檔案材料具有了獨有的特點。首先,涉及檔 案類別眾多。有行政黨群類的公文材料,如 高校黨政部門圍繞校慶活動形成的公文; 有科研類的,如為校慶活動而展開的學術 論壇活動材料等;有出版類的,比如為校慶 而進行宣傳的報紙、出版的叢書等;有聲像 類的,如關于校慶活動的光盤、照片、畫冊、 電視專題片等;還有實物類的,如校慶標 識、校慶紀念品和專用物品、校慶活動中收 到的各種禮品等。其次,載體形式多樣化。 校慶活動形成的檔案材料載體有紙張、電 子、聲像、實物等多種形式。最后,各種檔案 材料形成一個有機聯系的整體。雖然校慶 活動的檔案材料眾多,形式也多樣化,但彼 此之間具有不可分割的關系,它們共同構 成了校慶檔案這個整體。

二、高校校慶檔案的整理原則

1.遵循高校校慶檔案的形成規律。高 校校慶檔案是在高校校慶這一特殊活動中 形成的,它顯然有別于高校黨政、教學、科 研這些日常性活動中形成的檔案材料,因 此對這部分檔案進行整理時應根據高校校 慶這一活動的特點,采取不同于上述檔案 材料的整理辦法。

2.適應高校校慶檔案的特點。高校校 慶檔案材料豐富,載體形式多樣化,但彼此 之間又不可分割。在對高校校慶檔案進行 整理的過程中顯然要針對高校校慶檔案材 料的這些特點,采取相應的方法,既要維護高校校慶檔案材料的歷史原貌,又要保持 各種檔案材料的內部聯系。

3.方便利用,能充分發揮校慶檔案的 重要作用。在對校慶檔案進行整理時,要考 慮到校慶檔案的重要借鑒參考作用,如何 整理才有利于發揮校慶檔案的這一作用, 才能在需要校慶檔案時,能夠及時有效地 提供服務。

三、高校校慶檔案的整理方法

1.將高校校慶檔案作為高校檔案整體 中的一種特殊檔案。高校校慶檔案材料涉 及部門眾多,載體形式多樣化。所有的檔案 材料都是在高校校慶活動中形成的,彼此 之間具有不可分割的關系,這些檔案材料 形成了一個整體,完整地反映了高校校慶 活動的情況,是高校校慶活動的原始記錄。 所以,在對這些檔案材料進行整理時不應 根據它的產生部門或是載體形式分別歸入 不同的檔案類別,而應把它們看做一個整 體進行分門別類地整理。因此,我們可以把 高校校慶檔案材料作為一個特殊檔案來進 行整理。它與高校的其他類別的檔案如黨 群類、行政類、教學類等檔案共同屬于一個 全宗.處于并列的關系。如此,才不會割裂 高校校慶檔案材料之間的內在聯系,做到 全面反映高校校慶活動的具體情況,方便 以后的利用。

2.高校校慶檔案的分類方法。根據檔 案分類的基本原則,高校校慶檔案應該采 取與高校其他檔案相同或類似的分類方 法,從而保持一個全宗內檔案分類方法的 一致性。根據《高等學校檔案實體分類法與 高等學校檔案工作規范》(以下簡稱《規 范》)中規定的檔案分類方法,可以對高校 校慶檔案的分類作如下的安排:(1)按照 《規范》一級類目的設置方法,可以增設XQ (校慶)一級類目,與DQ(黨群)、XZ(行政) 等一級類目并列。(2)按照《規范》二級類目 的設置方法,可以在一級類目下分為綜合 性的材料和其他材料。二級類目的這種大 的設置方法還是可以采用的,即在XQ一 級類目下可以細分為反映校慶綜合性材料 的ll和其他材料的12、13…99閉。對于二 級類目的設置構想如下:XQll校慶綜合材 料。包含有關校慶籌備工作的公文、賀信賀 電資料、校友會資料、志愿者資料、校慶活動指南、校慶資料匯編、校慶宣傳資料等。 XQl2校慶紀念叢書類。包含校史和各類院 史、館史等。XQl3校慶各種具體活動資料, 包含校慶學術論壇資料、文藝活動資料、慶 典大會資料等。XQl4校慶實物類,如校慶 標識、校慶紀念品和專用物品、收到的禮品 等。XQlS校慶聲像類。包含校慶活動中形 成的各種光盤和照片等。需要注意的是,如 果和前述類別中聯系非常緊密的聲像材料 還是應該歸人相應的類別,以保證檔案材 料的完整性。上述二級類目的設置只是方 法之一,各??梢愿鶕拘Pc活動的實 際情況.按照所形成材料的具體內容和特 點,進行相應的選擇和增減。(3)關于三級 類目的設置,由各校根據實際情況自行決 定是否擴展設置Pl。

3、扃校校慶檔案的案卷排列。

與高校 的其他檔案類別相比,高校校慶檔案雖然 不是一種常規性檔案,但是從高校校慶的 時間規律來看。是可以形成具有一定時間 規律的校慶檔案的。比如十年校慶檔案、二 十年校慶檔案……如此連續下來的校慶檔 案會反映高校的一個歷史發展過程,對于 學校的建設和發展以及歷史研究具有長遠 的利用價值。因此,對于高校校慶檔案的案 卷排列我們是可以采用按類目—年度縱向 或年度—類目橫向排列的方法的。在案卷 排列時不要局限于整理時所存在的檔案材 料數量,可以為學校已經完成但檔案材料 缺乏的校慶檔案留下一定的排列空間,待 相應的材料收集到后可以進行整理上架, 這樣可以逐漸為本校形成一個相對完整具 有時間發展線索的校慶檔案體系。

作者:龔 燕

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