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檔案整理過程中存在的問題

來源: 2021年04月28日

摘要:檔案管理這項工作,是一項在實際進行的過程中極為注重 機密性的專業性工作,在企業的運行過程中,各個層面的管理部門 都要對檔案管理的工作給予應有的重視程度。 自我國改革開放至 今,我國的各個企業的人事檔案管理方式已經經歷很大的改變。 本文系統的分析了企業在檔案整理的過程中實際存在的一些問題,并 且根據實際情況提出了相應的改善措施,希望可以為企業在檔案整 理方面做出一些貢獻。

關鍵詞:檔案管理 人事 檔案 管理措施

一、當下企業在檔案整理過程中實際存在的一些問題 隨著當今社會與經濟的不斷進步和發展,我國的社會主義市 場經濟體制不斷地進行進一步完善,而且在人事制度的改革方面 也在不斷加深,傳統的制度已經不能對新型問題進行合理的解決, 而且管理的方式方面也無法適應新型社會形式的發展要求,現在 的企業在對檔案進行整理的過程中漸漸出現了一些問題,在實際 整理時往往會比較混亂,在當下企業在對檔案進行實際整理的過 程中主要體現出以下幾點問題: 第一點,人事檔案在進行收集工作時沒有足夠的力度作為支 持。 有一些企業在進行人事檔案的整理收集時,往往只對企業內 的領導層面的一些人員的材料進行著重收集,而卻沒有重視普通 員工的材料,這就造成了管理層面領導人員的檔案材料多,而普通 員工的檔案材料卻嚴重不足的問題出現。 而且檔案管理部門沒有 對員工的檔案材料給予足夠的重視。 現在有一部分企業內部的檔 案管理部門都普遍認為進行檔案管理工作只是需要進行一些簡單 的抄寫以及檔案的保管工作,影響不到單位的主要經濟利益,只要 檔案資料不缺失不外泄,可以滿足檢查的基本要求就可以了,這樣 就影響了檔案整理的整體效果。 第二點,有很嚴重的人檔分離現象發生。 當今社會與經濟正 在經歷不斷發展與進步,而且隨著當今人才資源的配置逐漸向著 市場化的方向發展,各個行業內的人才流動現象越來越普遍,越來 越多的人才從單位中脫出,成為“社會人”,人才的流動現象的發生 就使得人檔分離的現象越來越嚴重,有很多的從業人員都選擇了 放棄檔案。 并且現在有許多企業或單位對從業人員的檔案要求不 嚴格,這就進一步加重了檔案管理方面人檔分離的問題。 第三點,企業的檔案管理室沒有健全的基礎設施。 這就很難 滿足檔案管理工作的基本要求,有個別的單位或企業甚至沒有專 門為檔案管理設立檔案室,而且個別的單位或企業還存在檔案室 十分潮濕的現象,這就嚴重的影響了檔案的實際整理工作,檔案存 放于潮濕的檔案室極容易產生沒變的現象,有可能對檔案的完整 性產生負面的影響。 當今社會時信息化的時代,企業在實際進行 檔案整理過程中也可以合理的利用信息化手段進行管理。 當下很 多企業都采用了用信息化科技整理人事檔案的系統,而計算機管 理檔案方面的技術水平也在不斷的提升,但是在當下的信息化檔 案整理系統中還不能把現有的科技進行充分的發揮,所以企業對 檔案進行整理時計算機技術的應用還不夠廣泛,這些問題都在一 定程度上影響了檔案整理的整體效率,并且也造成了資源的虛耗。

二、當下企業在檔案整理過程中實際存在問題的成因 首先,收集檔案時覆蓋的范圍不夠廣,企業內部檔案整理方面 的工作人員沒有過硬的素質,有許多企業在檔案管理方面用的都 是不熟悉相關工作的外行人員,很多情況下都是身兼數職。 在實 際進行檔案資料的整理時,不應該把范圍鎖定在領導層面上,應該吧整理范圍擴散到企業內部每位工作人員身上。 無論工作人員業 績是否優秀,都是企業內重要的人才資源,與其相關的材料,都是 企業內部需要仔細進行整理的,負責檔案整理工作的部門應該按 照相關規定行事,保證把企業內部每位工作人員的信息都收集 完整。 其次,企業內部工作人員自身不重視檔案的重要性,認為人事 檔案不重要,在進行檔案的填寫時也比較隨意。 他們認為人事檔 案對自身的發展沒有什么實際的作用,所以在無意之間忽略了檔 案的重要性。 最后,負責整理檔案的人員在一定程度上沒有正確的重視檔 案的重要性。 有很大一部分負責整理檔案的工作人員沒有正確的 認識到檔案整理的實際工作,認為檔案整理工作只是需要進行一 些簡單的抄寫以及檔案的保管工作。 整體上對檔案系統沒有好好 重視,也沒有充分發揮現代信息手段對于檔案整理工作的作用。

三、進一步完善當下企業在檔案整理過程中實際存在問題 首先要從整理檔案的工作人員方面進行完善,要通過培訓的 方式來從根本上提升整理檔案的工作人員的基本素質。 企業內部 要進一步加強檔案整理工作的隊伍建設。 企業的主管部門應該加 強整理檔案工作人員的培訓,定期的培訓可以有效地加強整理檔 案工作人員的業務知識,學習到新型的管理技術,增強責任心,從 而進一步提高企業對于檔案整理的實際水平。 其次要注重人事檔案材料收集。 提高人事檔案管理質量。 收 集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革 的不斷深化,人事檔案材料的收集也有新的要求。 檔案整理的工 作人員必須全面的收集與檔案有關的各種相關材料,并且嚴格細 致的進行整理與劃分,做到每一條信息都有確實的依據。 如果收 集到的檔案或信息不符合歸檔的實際要求,那么必須盡快做出相 應對策進行合理的處理,從而保證人事檔案的權威性、準確性和真 實性。 最后要加強人事檔案管理現代化和信息化建設。 人事檔案是 人才信息資源庫,要科學合理的對各個方面的資源進性利用,最大 化的發揮出檔案的重要作用,在進行檔案的整理工作是,要積極利 用先進的科技,利用信息化的技術手段來服務于檔案整理工作,從 而更好的提升整體的工作效率,另一方面也加強了檔案的實際壽 命。 同時要向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,從而進一 步實現資源的共享。 通過檔案管理工作的不斷完善,檔案管理工 作一定會邁上一個新臺階。

四、結語 在新的時期,做好檔案管理現代化建設是檔案管理發展的必 然。 在推動檔案管理現代化建設時,必須真正地認識到其中存在 的問題,并根據實際的需要采取措施,完善檔案管理現代化手段, 這樣才能有效地提升檔案管理的整體質量。

作者:考玉波

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