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醫院管理類電子檔案整理研究

來源: 2021年04月29日

摘要醫院管理類電子檔案整理是近幾年醫院電子檔案管理的重點內容,也是未來管理類電子檔案管理工作的必然趨勢,不僅有利于 改善醫療服務,還能提高醫院管理效果和工作效率。當前我國醫院管理類電子檔案在整理過程中面臨著制度不健全、規范性不 足、管理人員意識匱乏、數字化建設不力多種問題。對此,應通過完善管理制度、提高整理意識、規范管理體系、加強數字化建設等 措施,整體提高檔案管理水平,高效實現管理類電子檔案的數字化、電子化。

關鍵詞:醫院?整理?管理類電子檔案

醫院管理類電子檔案主要指因醫院內部的設備和藥 物專利、政府報告、申請的有關證明以及內部管理事務等 而建立的電子檔案。隨著網絡信息技術的發展,管理類電 子檔案的整理也必將趨于系統化、科技化、信息化,然而 醫院內部的管理類電子檔案種類繁雜、信息量大,加之制 度規章不夠完善,由此導致日常管理工作中存在整理難 度大、工作效率低、管理不規范等多種問題m¨。。因此,分 析當前管理類電子檔案的整理工作現狀、完善有關制度、 健全管理機制至關重要,這對改善醫院服務和提高管理 效率都具有積極意義。

一、管理類電子檔案整理的重要意義

1.信息時代的必然趨勢。隨著電子信息技術的發 展,各行各業都開始著手數字化建設。我國醫療體制的 改革正在進行中,醫院作為一種特殊性服務機構,其信 息化程度早已成為衡量綜合實力的重要標志之一。目 前,多數醫院內部都對病歷檔案、財務數據、人事數據等 進行了電子化,電子檔案整理工作趨于完善唧。管理類 電子檔案雖然不同于這些檔案資料,但仍然是醫院檔案 重要的組成部分,其中涉及的知識產權文件對醫院的核 心競爭力有重大價值,一旦發生泄漏,損失是慘重的;而 政府文件的安全保管對醫院的正常運營亦有非凡意義。 因此,管理類電子檔案整理工作電子化是當前檔案管理 的重點完善對象,也是保障醫院正常有效運營的重要手 段,更是未來信息化時代的必然趨勢。

2.規范檔案管理,提高工作效率。管理類電子檔案 數量多、種類雜,給檔案分類整理工作帶來了較大的困難,同時查找資料時操作也較煩瑣,工作效率低,因此, 電子檔案的建立大大解決了這一難題。電子檔案相對 于紙質檔案而言,具有多種優勢,可復制性; 操作方便;傳輸便捷;節約存儲空間;利于共享。綜合多 種優勢,只要對電子檔案建立合理的分類方法和制度, 便可充分發揮其優勢,使管理類電子檔案整理工作更 加高效規范。

二、醫院管理類電子檔案整理工作中存在的問題

1.醫院電子檔案管理制度不健全。由于醫院的重心 是醫療工作,在完善的醫療規章制度的背后電子檔案的 管理機制就顯得相對很薄弱,而沒有健全的規章制度就 很難實現真正的規范管理。目前,醫院管理類檔案管理 工作中規范性不足之處主要體現在缺乏規范性的指導 文件和有效的監管制度。管理類檔案包括很多醫院與政 府組織的有關的活動等。我國醫院舉辦一次活動后,最 終記載的資料往往只限于活動結束后上交的文案總結, 活動流程及活動中的視頻、照片等細節資料多處于空白 狀態。這可能使部分工作人員形成敷衍工作的態度,影 響舉辦活動的質量,因此監管制度也是必不可少,從管 理制度上開始規范化才能解決根本問題。

2.缺乏合理完善的整理體系和機制。目前,我國醫 院管理類電子檔案涉及醫院內部各個部分的工作內容, 按照國家規定分為32類,種類繁雜,整理難度大。但由 于目前大部分醫院并未針對管理類電子檔案建立完善 的分類方法和管理制度,諸如缺少專業、完整的分類體 系。醫院管理類文檔主要包括內部藥物和設備的開發及專利、政府頒發的各種證明、舉辦的各類公益活動等。目 前主要整理形式是通過傳統文字進行記錄、分類、管理。 若能充分利用當前的技術手段,對傳統紙質檔案的管理 體系去粗取精,建立完善的電子檔案整理體系和機制, 對管理類檔案進行合理分類和整理,則可大大減少管理 人員的工作量,節約工作時間,提高工作效率。

3.缺乏醫院檔案整理意識。醫院管理人員缺乏檔案 整理意識是實施過程中的又一障礙。由于醫院的電子檔 案主要是患者相關的資料,加之受到整個醫院的服務觀 念影響,很多檔案管理人員在工作過程中更注重與就診 相關的檔案管理,而對管理類檔案資料整理意識較薄 弱,重視程度不足。因此,必須從管理人員的認知上轉 變,才能改善目前的狀況。

4.配套的軟件和硬件設備不足。建立管理類電子檔 案對硬件和軟件設備都有一定要求。首先,需要選擇一 個管理系統平臺,由于管理類檔案的文件類型眾多,包 括視頻、圖片、文字等,需要有一個包容多種格式的開發 平臺,以便于管理所有文件。同時,電腦配置需滿足多臺 電腦能夠同時連接一個數據資源圈102。1∞,所涉及的應用 程序也應滿足整理此類檔案所需的功能。另外,電子檔 案的安全|生是最重要的,因此,密碼、口令、指紋的設備 需達到一定的安全級別。然而,目前多數醫院并未達到 此配置,或難以完全滿足這些需求,這將要求醫院根據 需要積極完善硬件設施,并及時開發軟件配置。

三、醫療檔案信息共享背景下醫院科研檔案管理策略

1.完善管理制度和增強意識。完善管理制度建設是 做好電子檔案管理工作的前提。首先,需將管理類電子 檔案的整理工作滲透到醫院各項日?;顒又?,從身邊各 項細節工作中開始搜集整理,避免電子資料整理時因資 料不全而影響效率。其次,根據醫院實際情況,結合有關 電子檔案管理規范,建立明確的管理制度和指導章程, 使電子文件錄入、分類、總結、歸檔等環節均做到有章可 循。另外,應明確各級管理人員的責任,同時使上下級之 間行監管之責,同級之間擔相互監督之任,并把該制度 的實行納入個人考核。最后,還應不定期舉辦管理類電 子檔案的講座和培訓,提高管理人員業務能力的同時, 也增強了其整理意識,最終使管理類電子檔案制度從個 人到整個醫院均按制度規范管理。

2.建立規范的電子檔案管理體系。檔案管理工作規 范化是電子檔案管理的目標。對于管理類電子檔案,規范化主要體現在幾方面。首先是檔案錄入過程,這是保證電 子檔案的真實性和準確性的重要步驟,也是最容易出錯 的步驟,因此錄入和檢查都必須責任到不同的個體。其次 是分類系統的規范,這是整理工作中最重要的一個環節, 由于管理類電子檔案格式多樣化,且內容較其他檔案有 所側重,因此可根據具體隋況建立適合醫院自身的分類 標準,使所有電子檔案都合理歸檔。再次,存儲空間的規 范分配也是重點內容之一,醫院應該在現有的電子檔案 管理系統中專門設置管理類電子檔案云存儲空間,集中 存儲,集中管理,既便于檢索,又能提高管理效率。最后, 只有優秀的領導者才能使管理工作更規范有序,因此有 必要內部培養一些具備數字化檔案管理技術和意識的人 才,了解本院的實情,也能發揮出更大的管理價值。

3.依托計算機技術加強數字化資源建設。在計算機 技術高速發展的時代,管理類電子檔案的管理應充分利 用網絡信息技術和數字化軟件的優勢,加強數字化建設 管理。首先,由于管理類電子檔案具有數量龐大、種類復 雜等特點,可利用高科技技術創造無紙化的電子數據庫。 其次,應建立以法律為基礎的電子檔案安全機制,以遵守 法律法規,杜絕檔案破壞為前提,利用計算機技術,設置 高級別的安全防護措施,實現電子檔案的安全。最后,資 金投入是數字化資源建設和管理的基礎,增投資金以滿 足相應的計算機硬件和軟件需求才能達到相應的效果。 管理類電子檔案的整理工作貫穿于醫院所有環節, 雖然不是醫院檔案管理工作的重心,但是不僅是提升醫 院服務水平的客觀要求,也是促進醫院高效率運行的重 要舉措?,F已進入信息化時代,管理類電子檔案的整理 工作也應充分利用計算機技術的優勢,對有關資料進行 數字化分類整理,是新時期檔案管理工作的必然趨勢。 當前我國醫院在管理類電子檔案整理工作中尚存在些 許不足,未來還需逐漸建立更健全的制度,加以完善,完 全實現管理類電子檔案的數字化、電子化。

作者:鄧小清

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