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中心機房建設解決方案

??? 專業的文檔數字化服務
??? 中博奧公司還可以為您提供專業的文檔整理、掃描服務,擁有100多人的專業隊伍,10多名經驗豐富的項目經理,60多臺高速掃描設備。成熟的管理流程,為各企事業單位提供了約1億頁的文檔整理、掃描服務。

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?一、檔案數字化概述
??? 檔案是人類活動的真實記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業。
??? 檔案是一項記錄歷史、傳承文明、積累知識和經驗的事業, 涉及各個領域和行業,是各項建設事業發展的重要基礎之一。
??? 隨著大數據時代的來臨,大數據擁有者將大放異彩。
??? 處在大數據時代的檔案事業, 將朝社會化、多元化、開放性和先進性發展,幫助人們洞察大數據帶來的大價值。檔案大數據,其特點表現在一方面可以提供政府企業運行的依據,支持核心生產力與應用,另一方面檔案仍對合規、電子取證、安全、診斷以及其他支持性應用程序有相當大的價值。將成為政府、企業集團、機關事業單位、學校、金融等行業的無形資產。

? ?中博奧長期從事檔案數字化工作,目前,已經擁有一批專門的檔案整理人員,都經過了專業檔案管理者的細致培訓,也在實踐中得到過充分鍛煉,文化水平較高,思路清晰,邏輯性強,有一定的提煉和總結能力;完全能達到檔案數字化工作安全性、完整性、正確性、復雜性、權威性的要求。

二、檔案數字化內容
??? 所謂檔案數字化、信息化就是利用計算機掃描技術,采用專業的掃描儀、高拍儀和數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工,將紙質、縮微膠片、底片等載體上的檔案信息作數字化處理,生成數字影像文件進行存貯,并將檔案檢索信息輸入計算機,采用計算機檔案管理系統進行管理和開發利用。

檔案數字化的主要內容:
第一是檔案目錄信息的數字化,建立檔案目錄數據庫;
第二是各種載體檔案的數字化,如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化,建立檔案圖像數據庫或多媒體數據庫;
第三是各類檔案專題信息的采集與建庫。

??? 目前,檔案室保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在,只適應于傳統的管理與傳播方式,即實施手工管理和以點到點的傳播,即便是經過編研等初步加工,編輯印發檔案資料,實現以點到面的傳播,其覆蓋面也還是太小,很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現,更難適應當代“數字化生存” 的形勢。
??? 檔案數字化以后,對檔案的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

首先,檔案數字化能有效地保護檔案原件。
??? 1.代替原件使用,把原件妥善地保存起來,便可以有效地延長原件的保存時間。
??? 2.數字化副本分地保存。對那些需要長期或永久保存的重要檔案,可以用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。
??? 3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素,字跡出現了模糊擴散或褪變。這種檔案可以經過計算機掃描技術生成數字影像,再利用計算機圖像處理技術就可以恢復模糊褪變字跡,其次,檔案數字化能改善檔案的利用方式。
檔案的數字化副本以其積極的、動態的特性改變了長久以來的檔案利用方式
??? 1.不再受“孤本”的限制。
??? 2.異地調閱,數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸,使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。
??? 3.“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。數字化以后,將已開放的檔案上網,這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。
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二、檔案數字化流程及細節
1.資料移交
??? 首先要將資料從檔案室移交到加工現場的臨時庫房。在轉移之前,雙方共同在資料室完成資料的逐冊清點工作,并登記承接時間、總冊數,并有雙方負責人在清單上簽字。清點交接工作必須認真仔細,逐筆核對,不允許出現任何差錯。這些信息作為資料歸還時檢查的參考依據。本步驟完成后,將會形成《移交清單》。
2.資料拆分
??? 資料的整理和拆分時,資料拆分人員按照《資料拆分工作說明書》的要求進行資料拆分工作,并填寫移交清單(此移交清單是資料拆分人員和項目經理共同填寫)簽字后領取并進行資料拆分。
3.資料掃描
??? 原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。資料掃描設置專業崗位和補掃崗位;補掃崗位主要負責改正圖像質檢發現的問題。
通過掃描,紙質資料數字化為電子資料。本步驟是資料數字化的核心和基礎,直接影響對于紙質資料獲取數字化信息的好壞。
??? 掃描過程對掃描后的文件質量影響主要參數是:掃描分辨率(DPI)、色彩(黑白、灰度、彩色)、存儲格式(JPG、TIFF、PDF)、明暗度和對比度。
??? 按照技術指標,掃描時應根據資料紙張的質地,底色,薄厚程度,可拆或不可拆制定掃描方案,確保在掃描圖像質量清晰的情況下,使原件完好無損。?
4.圖像處理
??? 掃描后的原始圖像需要進行優化處理,使得成品圖像清晰、端正。根據掃描后的具體情況,圖像要進行如下處理:圖像旋轉、校正還原,以符合閱讀習慣;圖像去原始信息外臟點、斑點去除,如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應遵循保持原貌的原則。
5.插圖頁面處理
??? 資料中有插圖的要在掃描時對掃描閥值做相應調整,如黑插圖用灰度掃描不清楚時,應該用其他色彩掃描,在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。
6.圖像質檢
圖像質檢設置崗位由項目經理兼任,負責每天抽檢比例不低于圖像處理總量的10%;
圖像質檢也是對掃描工序的第二次校驗(二校),主要對兩方面的情況進行檢查:
圖像數量:對處理的圖像數量是否同原書數量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況。
圖像質量:對圖像是否清晰、可閱讀,是否字跡斷連、字跡過深,是否達到掃描要求的分辨率。
對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比,對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比,發現不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
7.資料裝訂還原
??? 資料圖像成品檢查合格后,移交客戶前需要裝訂還原,根據原稿拆分時的情況按照騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂等方式裝訂還原。
8.圖像與索引掛接?
??? 文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品,按年度進行文字圖像與系統的掛接,不需手工掛接即可實現文本與圖像頁與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后,進行再次的成品驗收,對各種使用習慣逐頁進行檢驗,驗收合格后移交驗收小組驗收。
8.數據移交
通過網絡傳輸或硬盤方式移交成品數據。成品數據包括:單層PDF文件、TIFF圖像、《備注說明》(原書出現殘缺、重頁、水淹、火燒、圖像不清、空白頁、插頁、插圖,提交數據的總數與原書的總數不一致等情況)文檔。
9.檔案數字化加工流程

??? 資料交接(填寫移交清單雙方簽字)和查重(重復資料的審核,客戶確認后剔除)→→資料拆卷(起釘、書式塑料金屬裝訂物剔除),檢查紙張情況及內容書寫清晰度→→資料分頁掃描(按厚薄、顏色、閥值調整掃描參數)→→圖像修圖(糾偏、校正、清晰度調整、裁邊)→→圖像質檢及無損壓縮(多頁TIF或PDF成品壓縮)→→圖像命名(PDF命名格式、命名字段規則)→→資料裝訂還原(騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂、書式金屬圈裝訂等)→→圖像與索引掛接→→資料移交(按移交表清點無誤后雙方簽字確認裝箱)→→數據備份(硬盤或服務器雙備份)→→成品驗收(按批次打印加工臺賬清單,移交目錄造冊;客戶驗收通過簽訂驗收合格書)

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